La gestion des risques est un élément essentiel du processus de gestion de projet. Les chefs de projet et les équipes doivent maîtriser les risques pour s’assurer que leurs projets sont achevés avec succès. Pour maîtriser les risques de leurs projets, les chefs de projet et les équipes doivent apprendre à mettre en œuvre une procédure systématique pour identifier les risques, évaluer chaque risque et élaborer des plans d'action afin de gérer efficacement les risques. Dans ce contexte, il est important de mentionner que l’utilisation d’outils pour identifier les risques peut aider les chefs de projet à repérer les problèmes potentiels avant qu’ils ne se produisent.
Définir et documenter le contexte du projet
Tout projet doit être défini clairement et documenté avec précision avant son lancement. Ainsi, un chef de projet devra déterminer l'objectif du projet, la portée, l'échéancier et le budget, ainsi que les principaux rôles et responsabilités de chaque membre de l'équipe. Toutes ces informations devraient être incluses dans un document formalisé qu’on appelle le cadre de projet qui servira de référence tout au long du projet et qui définira les limites.
Identifier les risques
Une fois que le chef de projet a défini et documenté le cadre de projet, la prochaine étape consiste à identifier les risques possibles et à les classer selon leur ampleur et leur gravité. Il est important que le chef de projet reconnaisse que tous les risques étudiés peuvent constituer des obstacles au succès du projet. Les membres de l'équipe doivent ainsi être invités à contribuer à la recherche active de risques. Chacun d’entre eux apportera son expérience et sa perspective uniques, ce qui leur permettra d’identifier et d’évaluer les risques avec précision.
Évaluer chaque risque
Lorsque le projet fait l'objet d'une analyse approfondie, le chef de projet devra examiner et évaluer chaque risque en fonction de sa gravité et de son ampleur. Il est important de noter que certains risques sont plus graves que d'autres et que certains peuvent avoir un effet plus négatif que d'autres. La classification des risques selon leur gravité servira à déterminer les risques qui doivent être gérés et traités le plus rapidement possible.
Développer des stratégies de planification des risques
Après avoir identifié et évalué chaque risque, le chef de projet devra mettre en place des stratégies pour contrer les risques. Les stratégies de planification des risques peuvent inclure l'élaboration d'options de planification de rechange, le développement de mesures de prévention, le report de certaines activités, le recours à des technologies avancées ou la mise en place de plans de contingence. Ces mesures aideront le chef de projet et l’équipe à anticiper les retards et à s'assurer que le projet sera achevé avec succès.
Élaborer un plan de gestion des risques
Lors de cette étape, le chef de projet et l'équipe, ils doivent élaborer un plan de gestion des risques qui définit clairement le rôle de chaque membre de l'équipe dans la gestion des risques. Ce plan doit également comprendre les analyses et les enquêtes requises pour évaluer de manière proactive les risques, ainsi que les procédures à suivre pour prendre les meilleures décisions en un temps record.
Mettre en œuvre les stratégies de gestion des risques
Le chef de projet devra mettre en œuvre les stratégies de gestion des risques sur le terrain. Il est important que le chef de projet et l'équipe restent cohérents dans la mise en œuvre de leurs stratégies, en travaillant ensemble pour s'assurer que le projet progresse sans retard et sans incident.
Suivre et ajuster
Assurez-vous de mettre à jour régulièrement la gestion des risques pour tenir compte des changements dans le projet et des nouveaux risques qui peuvent survenir. Des contrôles et des ajustements correctifs au fur et à mesure que le projet progresse. Cela permettra de s’assurer que les risques sont correctement gérés et que le projet reste sur la bonne voie. Les ajustements correctifs peuvent inclure des modifications aux plans et stratégies, des changements aux objectifs et à la portée du projet, ainsi que le recours à d'autres options pour maintenir le projet à l'intérieur d'un cadre de temps et de budget défini.